Bankiety ponownie weszły do ​​głównego nurtu wydarzeń. Zamiłowanie narodu do dobrego jedzenia, dobrego drinka i wspaniałej atmosfery doprowadziło do tego, że ta pobłażliwa wspólna uczta zdominowała sektor imprez.

I nie bez powodu! Bankiety są popularne, ponieważ bez wysiłku nadają wydarzeniu ostrość, niezależnie od tego, czy jest to przyjęcie, ceremonia, czy tańce przy kolacji. Siedzenie i spożywanie posiłków zbliża ludzi do wspólnego ucztowania i gadania, oferując relaksujące i naturalne miejsce do swobodnego nawiązywania kontaktów.

Ale jak zorganizować naprawdę spektakularny bankiet, gdy jest ich tak wiele? Jak wyróżnić się z dobrze ubranego tłumu?

W tym przewodniku przedstawimy wszystko, co musisz wiedzieć, aby zorganizować wspaniałe przyjęcie bankietowe – i jak sprawić, by Twoje było tak niezapomniane, jak to tylko możliwe. 

Żonglowanie różnymi zadaniami związanymi z organizacją bankietu może być poważnym przedsięwzięciem; dlatego staranne rozważenie i planowanie muszą być wdrażane od samego początku procesu.

Planowanie bankietu: lista rzeczy do zrobienia

Potraktuj ten przewodnik jako obszerną listę rzeczy do zrobienia podczas planowania bankietu. Każda z poniższych sekcji to aspekty, które należy wziąć pod uwagę podczas procesu planowania. 

Jak zarządzać budżetem bankietowym

Trzymanie się budżetu wydarzenia ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w planowaniu. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym profesjonalistą w dziedzinie imprez, jesteś nowy w branży, czy po prostu planujesz wydarzenie dla swojej firmy lub grupy społecznej, jest to dobra lekcja do szybkiego nauczenia się.

Trzy główne obszary, na które powinieneś przeznaczyć większość swojego budżetu, to:

  • Miejsce
  • Catering i napoje
  • Zabawa

Ale to bynajmniej nie koniec budżetu. Musisz także rozważyć:

  • Transport gości na miejsce
  • Dekoracja
  • Personel
  • Zarządzanie zdarzeniami
  • Ubezpieczenie imprezy

Na początku procesu planowania sprawdź, ile pieniędzy będziesz potrzebować na każdy z różnych obszarów i odpowiednio podziel swój budżet na każdą sekcję. Umożliwi to indywidualne zarządzanie każdą sekcją.

Cel twojego bankietu

Bankiety są często organizowane jako sposób na uczczenie kluczowego wydarzenia, osiągnięcia lub sukcesu. To sprawia, że ​​są szczególnie popularne w sektorach korporacyjnych, chociaż równie dobrze łączą ludzi o wspólnym temacie lub zainteresowaniach.

Niezależnie od celu, ważne jest, aby odbijał się on echem podczas całego wydarzenia – od zaproszenia/biletu po przemówienia i rozrywkę.

Oto kilka typowych powodów, dla których warto urządzić bankiet:

  • Aby uczcić przejście na emeryturę kluczowego pracownika
  • Łączenie członków klubów społecznych/lokalnych
  • przyjęcie Bożonarodzeniowe
  • Przyjęcie urodzinowe
  • Przyjęcie zaręczynowe
  • Aby uczcić sukces firmy
  • Coroczna impreza robocza
  • Zbiórka pieniędzy na cele charytatywne

 

Temat Bankietu

Decydując o tematyce swojego bankietu, ważne jest, aby pomyśleć, jak wpłynie to na inne decyzje dotyczące planowania, które będziesz musiał podjąć w dalszej kolejności. Motywy wydarzenia mają wpływ na styl serwowanego jedzenia, napoje, zasady ubioru, a nawet miejsce — wszystko to musisz wziąć pod uwagę w swoim ogólnym budżecie.

Popularne motywy

Jeśli to właściwe, możesz zabawić się motywem swojego bankietu, tworząc kulinarne doznania dla swoich gości, które są zarówno pyszne, jak i niezwykłe. Możesz także wykazać się pomysłowością, dekorując miejsce, aby stworzyć wciągające środowisko dla gości do spożywania posiłków i spotkań towarzyskich. Niektóre popularne pomysły tematyczne to:

  • Alicja w Krainie Czarów
  • Prohibicja lat 20. XX wieku
  • Hollywood / Celebryci
  • Bal przebierańców
  • Charlie i fabryka czekolady
  • Halloween
  • średniowieczny bankiet

Jeśli jednak motywy zewnętrzne nie są odpowiednie dla Twojego wydarzenia, na wielu bankietach stosuje się tradycyjny motyw „czarnego krawata”. Ten motyw jest idealny do wszystkich celów, ponieważ pozwala gościom ubierać się efektownie i imponować wystrojem imprezy, jednocześnie tworząc bardziej formalne środowisko odpowiednie na imprezy firmowe/pracowe. 

Miejsce bankietu

Wybierając miejsce na imprezę, należy wziąć pod uwagę wiele kwestii. Wynajem sali na imprezy nie tylko pochłania ogromną część Twojego budżetu, ale miejsce musi również zaznaczyć wiele pól, których być może nie brałeś pod uwagę.

Wybierz odpowiednią lokalizację wydarzenia

Po pierwsze, musisz zastanowić się, jak łatwo będzie Twoim gościom znaleźć miejsce i dojechać do niego. Mądrze jest wybrać miejsce blisko miejsca zamieszkania większości gości lub miejsce, które ma wyjątkowo dobre połączenia komunikacyjne.

Miejsce musi również znajdować się w miejscu, w którym Twoi dostawcy będą mieli łatwy dostęp z dowolnym sprzętem, więc musisz wziąć pod uwagę miejsce do załadunku lub parkowania w pobliżu.

Upewnij się, że Twoje miejsce pasuje do Twojego motywu

Twoje miejsce mówi wiele o skali wydarzenia. Organizując bankiet w celach zarobkowych, znane miejsce ma większe szanse na lepszą konwersję pod względem sprzedaży biletów. Jednak powinieneś również rozważyć, w jaki sposób miejsce odnosi się do twojego tematu. Jeśli wybierasz się na bogaty motyw czarnego krawata, wybierz miejsce, które emanuje poczuciem przepychu i klasy. Podobnie, jeśli Twój motyw jest nieco odległy, znajdź bardziej odpowiednie miejsce.

Dowiedz się, czy Twoje miejsce oferuje jakieś dodatkowe usługi włącznie

Podczas rezerwacji miejsca ważne jest, aby wziąć pod uwagę dodatkowe usługi, które miejsce może oferować poza wynajmem sali. Wpłynie to na Twój budżet i potencjalnie pozwoli upiec dwie pieczenie na jednym ogniu!

Wiele miejsc na imprezy zapewnia pakiet cateringowy, ubezpieczenie imprezy, obsługę hotelową, a nawet organizatora imprezy! Jeśli mieści się to w Twoim budżecie, zatrudnienie obiektu do zarządzania niektórymi z tych aspektów może ułatwić organizację wydarzenia. Może również ułatwić zarządzanie budżetem.

Menu cateringowe i gastronomiczne

Bankiety to przede wszystkim jedzenie, dlatego bardzo ważne jest, aby menu było przemyślane! Pamiętaj, aby uwzględnić wybór menu wraz z opcjami dla osób o specjalnych wymaganiach dietetycznych. Dobrą praktyką jest poproszenie gości o potwierdzenie wyboru menu przed imprezą, aby przygotować odpowiednią ilość każdego dania.

Kto obsłuży Twoją imprezę?

Masz kilka możliwości, jeśli chodzi o wybór cateringu. Niektórzy organizatorzy imprez zlecają catering zewnętrznym firmom, podczas gdy inni wybierają zespół wewnętrzny obiektu. Jeśli Twoje menu jest stosunkowo klasyczne, ta druga opcja może być bezpieczniejsza, ponieważ zespół cateringowy prawdopodobnie lepiej zna kuchnię. I odwrotnie, jeśli masz specjalistyczne menu, do którego bardziej pasowałby konkretny zespół cateringowy, rozważ outsourcing zespołu cateringowego. 

Rzeczy do rozważenia:

  • Sprawdź, czy wszystkie sztućce i naczynia są wliczone w cenę.
  • Sprawdź, czy zaspokajają one najczęstsze preferencje żywieniowe.
  • Jeśli Twój bankiet jest tematyczny, catering powinien zwykle to odzwierciedlać.

Napój jest równie ważny na bankiecie jak jedzenie, ale koszt napojów alkoholowych może mieć wpływ na Twój budżet.

Sposoby podawania napojów

Lokal lub dostawca napojów może zaproponować bezpłatny bar, w którym goście mają nieograniczony dostęp do napojów bezalkoholowych, piwa, wina i pojedynczych miarek mocnych alkoholi. Aby zapewnić gościom najlepsze wrażenia, najlepszym rozwiązaniem jest zapewnienie nieograniczonego baru. Jeśli jednak nie masz budżetu na zapewnienie wszystkich drinków przez cały wieczór, powszechną praktyką jest przynajmniej zapewnienie wina przy stole, podczas gdy Twoi goście jedzą. Następnie możesz udostępnić bar, w którym będą mogli kupić dodatkowe napoje.

Jeśli Twoi goście płacą za udział w bankiecie, rozważ pokrycie kosztu bezpłatnego baru w cenie biletu. Dzięki temu Twoi goście mogą zapłacić za napoje przed imprezą i potencjalnie przyciągną więcej płacących uczestników.

Bankietowy dress code

Powszechną praktyką jest naleganie, aby goście bankietowi przestrzegali ścisłych zasad dotyczących ubioru, ponieważ podnosi to ogólną atmosferę i wrażenia z imprezy. Jeśli chodzi o nieco zwariowane motywy i zasady dotyczące ubioru, im więcej wysiłku goście włożą w swój wygląd, tym przyjemniejsze będzie dla nich to wydarzenie.

Jak wspomniano wcześniej, elegancki strój, taki jak „czarny krawat”, jest uważany za najbardziej naturalny motyw przewodni bankietu. Działa to bardzo dobrze na wszystkich imprezach, ponieważ nadal pozwala gościom pójść na całość w ich strojach, ale zachowuje formalny charakter, jeśli to konieczne.

Po wybraniu zasad dotyczących ubioru bardzo ważne jest, aby dokładnie opisać szczegóły zaproszenia/biletu, aby uniknąć przybycia gości przebranych lub niedostatecznie ubranych. 

Lista gości i zaproszonych

Lista gości zostanie ustalona na podstawie celu imprezy. Niezależnie od celu, pamiętaj o włączeniu odpowiedniej grupy osób, oferując w stosownych przypadkach osoby dodatkowe. Niezwykle ważne jest również, abyś uważał, aby nikogo nie pominąć.

Bankiety firmowe lub biznesowe

Jeśli urządzasz bankiet firmowy, aby oklaskiwać osobę lub świętować sukces biznesowy (co można i czego nie należy planować), ważne jest, aby zaprosić wszystkich pracowników firmy. Pominięcie ludzi na wielkim wydarzeniu może obniżyć morale firmy i ważne jest, aby wszyscy odczuli korzyści z sukcesu Twojej firmy.

Bankiet rodzinny / towarzyski

Być może jesteś przewodniczącym lokalnego teatru/tenisa/klubu towarzyskiego i otrzymałeś zadanie zorganizowania bankietu, aby zgromadzić członków. Ponieważ jest to impreza bardziej niezobowiązująca, koniecznie zaproś partnerów członków, a także emerytowanych lub byłych członków klubu.

Bankiety dla zysku

Jeśli organizujesz wydarzenie w celu osiągnięcia zysku, być może będziesz musiał zainwestować w marketing zewnętrzny, aby zainteresować ludzi uczestnictwem w Twoim bankiecie. Poświęć część swojego ogólnego budżetu na pokazanie, co ma do zaoferowania Twoje wydarzenie pod względem miejsca, tematu i rozrywki. Korzystanie z mediów społecznościowych w celu dotarcia do preferowanych odbiorców może przynieść świetne wyniki, a reklama w lokalnych gazetach oraz inwestowanie w PR wydarzeń może być również dobrym sposobem. Oddzielnie możesz zaoferować firmom zewnętrznym możliwość hurtowego zakupu stołów, a nawet pozyskać lokalne firmy do sponsorowania bankietu.

Mistrz ceremonii i prelegentów

Ważne jest, aby goście czuli się prowadzeni przez różne etapy przyjęcia bankietowego, więc zatrudnij mistrza ceremonii, który zarządza przebiegiem wydarzeń i utrzymuje żywą atmosferę. Ważne jest, aby mieć doświadczonego mistrza ceremonii, którego podejście jest zgodne z ogólnym tematem, jest zabawne i potrafi dobrze zarządzać czasem.

Ich zadaniem jest:

  • Informowanie gości, kiedy serwowana jest kolacja
  • Przedstawienie zaproszonych prelegentów
  • Wprowadzenie w rozrywkę
  • Podziękowanie wszystkim sponsorom
  • Poprowadzenie gości przez różne sekcje wydarzenia

Rozrywka

Przed, w trakcie i po jedzeniu Twoi goście oczekują rozrywki. Rozrywka może przybierać różne formy i w dużej mierze zależy od budżetu. Jednak wielu organizatorów wydarzeń wybrało:

  • Muzyka na żywo
  • Komedia na stojąco
  • Show magiczne
  • Akty cyrkowe

Upewnij się, że rozrywka jest zgodna z tematem i współpracuj z mistrzem ceremonii, aby bez wysiłku zintegrować ją z ogólnym przebiegiem wydarzenia. 

Wystrój bankietowy

Jeśli chodzi o dekorowanie miejsca, musisz wziąć pod uwagę wybrany motyw i jaką część budżetu chcesz przeznaczyć na ogólny wystrój.

Dekorowanie lokalu

Jeśli wybierzesz stosunkowo proste miejsce, może się okazać, że będziesz musiał poświęcić więcej uwagi i budżetu na stworzenie eleganckiego i zapadającego w pamięć otoczenia. Pokoje o mniej wrodzonym charakterze wymagają zwykle większej uwagi, jeśli chodzi o dekorację. Z drugiej strony, wybranie miejsca, które jest bardziej atrakcyjne architektonicznie, może kosztować więcej, ale nie będzie wymagało tyle dekoracji.

Stoły

Ważne jest, aby dużą uwagę poświęcić stołom, ponieważ to na nich goście będą spędzać większość czasu. Upewnij się, że poświęcasz wiele uwagi, aby uczynić te obszary tak atrakcyjnymi, jak to tylko możliwe. Dekoracje stołowe, upominki i obrusy powinny być uwzględnione przy planowaniu wystroju stołu.

Temat

Bardziej wyszukane motywy będą wymagały bardziej wyszukanych dekoracji i rekwizytów, więc zastanów się, ile elementów dekoracyjnych będziesz potrzebować, aby ożywić wybrany motyw. 

Stół i plan miejsc siedzących

Większość bankietów odbywa się za stołem, a miejsce, w którym ludzie siedzą, ma duży wpływ na ich wrażenia z imprezy.

Jeśli jest to impreza firmowa, możesz wybrać dwie możliwości.

  1. Osadź ludzi zgodnie z ich zespołami roboczymi. Pomoże to podzielić zespół na sekcje w sposób, do którego są przyzwyczajeni.
  2. Pomieszaj rzeczy i umieść ludzi z kolegami, z którymi normalnie mogą nie mieć zbytniego kontaktu – to może być dobry sposób na zjednoczenie zespołu!

Zaplanuj na podstawie tabeli

W przypadku płacących gości możesz pobierać mniej lub więcej opłat w zależności od tego, gdzie chcą usiąść. Powszechne jest licytowanie całych stolików, co pozwala gościom na zakup biletu dla grupy osób i samodzielne zapełnienie miejsc kolejnymi gośćmi.

Transport i logistyka

Ważne jest, aby podać swoim gościom szczegółowe informacje o tym, gdzie znajduje się miejsce na bankiet, jak można się tam dostać, a także wszelkie inne informacje o transporcie publicznym lub rekomendowanych firmach taksówkarskich. Jeśli zdecydowałeś się zapewnić transport we własnym zakresie, umieść szczegółowe informacje na ten temat w zaproszeniu/bilecie.

Jak wspomniano w sekcji „Miejsce i lokalizacja”, ważne jest, aby komunikować się z firmami zewnętrznymi, aby upewnić się, że wiedzą, jak dostać się na miejsce i mogą zaparkować, aby załadować dowolny sprzęt.

Znaczenie ubezpieczenia imprez

Zaplanowanie udanego bankietu wymaga ogromnej ilości czasu, namysłu i oczywiście pieniędzy. Jak ze wszystkim w życiu, nigdy nie wiesz, jakie karty zostaną ci rozdane, więc pamiętaj, aby zabezpieczyć swoje wydarzenie przed wszelkimi wpadkami, takimi jak:

  • Wymaganie personelu ratunkowego lub usług z powodu rozczarowania w ostatniej chwili. (Personel zastępczy będzie prawdopodobnie kosztował więcej w tak krótkim czasie)
  • Twoje miejsce wydarzenia odwołuje się w ostatniej chwili

Po spędzeniu wielu godzin i ogromnych sum pieniędzy na planowaniu wydarzenia, wysoce wskazane jest zainwestowanie w zabezpieczenie finansowe. 

Inne rzeczy do rozważenia 

Prezenty na stół to świetny akcent — zwłaszcza jeśli chcesz przekazać swoim gościom osobiste przesłanie 

Udokumentuj swój wieczór! Uwzględnij fotografa w budżecie, aby Twoi goście zapamiętali ten wieczór na zawsze. 

Jeśli Twoje wydarzenie ma charakter firmowy, zachęcaj do nawiązywania kontaktów po posiłku i zapewniaj rozrywkę, organizując drinki sieciowe po kolacji.